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Die 5 besten Zeitmanagement Tipps

Zeitmanagement Tipps

Kennst Du auch das Gefühl, dass der Tag zu wenig Stunden hat? Es gibt verschiedene Methoden des Zeitmanagements, die diesem Abhilfe beschaffen.

Zeitmanagement hilft Dir herauszufinden, welche Aufgaben wichtig oder unwichtig sind und wie Du beispielsweise durch Pausen Deine Kreativität und Arbeitsproduktivität steigern kannst. Nicht jedem helfen dieselbe Methode, deshalb ist es wichtig, dass Du dir die Zeit nimmst und Dir überlegst, wie Du deine Zeit besser einteilen kannst. Überlege Dir auch gut welche Ziele Du wirklich in Deinem Leben verfolgst, falls Du dich noch nicht genau festgelegt hast, kannst Du hiermit deine Ziele im Leben finden: Finde deine Ziele! Außerdem hilft Dir Zeitmanagement, um Zeitfresser ausfindig zu machen und zukünftig zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren. Versuche zum Beispiel unnötige Gespräche mit Kollegen zu vermeiden oder weniger sinnfrei im Internet zu surfen.

1. Zeitmanagement durch Checklisten

Mit Checklisten bekommen Sie einen ersten konkreten Überblick über Ihre Aufgaben. Jetzt können Sie sich auch überlegen, welche der Aufgaben wie wichtig für Sie sind. Finden Sie in Ihrer Checkliste größere Projekte, dann teilen Sie diese eine kleine Teilschritte ein. Dadurch werden auch große Projekte übersichtlich und können anhand einer Liste abgearbeitet werden.

2. Setze beim Zeitmanagement Prioritäten

Sortiere Deine Aufgaben nach ihrer Priorität und teile dementsprechend die Zeit ein. Dabei bekommen wichtige Projekte mehr Zeit zugeteilt, als unwichtigere. Schwierige und wichtige Aufgaben erledige am besten gleich morgens, dadurch hast Du den Rest des Tages den Kopf frei für andere Dinge. Zähle zu den Menschen die morgens erst einmal „aufwachen“ bzw. „ankommen“ müssen, lege  schwierige Aufgaben auf Zeiten, zu welchen Du besonders produktiv bist. Achte auf Deine persönliche Leistungskurve.

3. Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip wird auch die 80/20-Regel genannt. Hier wird davon ausgegangen, dass 20 % der Aufgaben bzw. 20 % der Zeit für 80 % der Ergebnisse sorgt. Das heißt auch in diesem Fall setze als Erstes Deine Prioritäten und kümmere Dich in relativ kurzer Zeit intensiv um die wichtigsten Aufgaben. Ignoriere in dieser Zeit Details, wie schöne Formulierungen oder Formatierungen. Der Vorteil ist, dass selbst wenn etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommt, hast Du zumindest den wichtigsten Teil Deiner Aufgaben erledigt. Dadurch stehst Du im Notfall nicht mit leeren Händen da.

4. Das Eisenhauer-Prinzip

Beim Eisenhauer-Prinzip kategorisiere Deine Aufgaben in:

  • dringend
  • dringend + nicht
  • wichtig
  • wichtig + nicht

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Aufgaben, die dringend und wichtig sind, erledige als erstes. Danach kommen Dinge, die zwar wichtig aber nicht dringend sind. Dann kümmere Dich um die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben und erst zu guter Letzt um die weder wichtigen noch dringenden Dinge. Besonders interessant ist dieses Prinzip für Personen mit Führungsposition, die Aufgaben weiter delegieren können. Erledige die Aufgaben der ersten Kategorie selbst und überlege Dir, ob Du die weniger wichtigen und weniger dringenden Aufgaben nicht an andere übergeben kannst. Aber auch wenn Du keine Führungsposition hast, kannst Du zumindest Aufgaben der letzten Kategorie eventuell Outsourcen oder Menschen vom Fach einkaufen.

5. Organisiere Deinen Tag nach der A.L.P.E.N.-Methode

Die A.L.P.E.N.-Methode hilft Dir deinen Tag effektiv durchzuorganisieren. Als Erstes schreibe die Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten für den Tag auf. Notiere Dir dabei alle anfallenden Aufgaben und nicht nur die wichtigsten. Danach schätze die Länge der Aufgaben ein. Dabei geht es um die Zeit, die Du dir für eine Aufgabe nehmen möchtest. Als Nächstes plane gezielt Pufferzeiten ein. Laut der A.L.P.E.N.-Methode sollten 60 % Deiner Zeit zur tatsächlichen Bearbeitung von Aufgaben genutzt werden und jeweils 20 % tatsächlich als Pufferzeit und für soziale Aktivitäten. Danach treffe Entscheidungen:

  • Welche Aufgaben sind wichtig und welche können auch noch morgen erledigt werden?
  • Können einige Aufgaben auch in kürzerer Zeit erledigt werden?

Hierbei eignet sich beispielsweise die Eisenhauer-Methode. Am Ende des Tages überprüfe durch eine Nachkontrolle, ob Dein Tagesplan funktioniert hat und wo die Schwachstellen lagen. Umso mehr Erfahrungswerte Du hast, umso besser funktioniert die Zeitmanagement Methode.

Falls Du so richtig in die Materie einsteigen willst, wird Dir dieser Kurs so richtig weiterhelfen

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